Đăng nhập Đăng ký

ĐIỀU KHOẢN BẢO VỆ DỮ LIỆU CÁ NHÂN TRONG TUYỂN DỤNG

Chương I. QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

  1. Điều Khoản Bảo Vệ Dữ Liệu Cá Nhân Trong Tuyển Dụng (sau đây gọi là “Điều Khoản“) quy định về dữ liệu cá nhân, bảo vệ dữ liệu cá nhân và quyền, trách nhiệm của các bên trong hoạt động tuyển dụng nhân sự tại VietUnion.
  2. Điều Khoản này áp dụng đối với:
    1. Ứng Viên.
    2. Các tổ chức, cá nhân có tham gia vào quá trình xử lý dữ liệu cá nhân trong hoạt động tuyển dụng tại VietUnion.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

  1. VietUnion: Là Công ty Cổ phần Dịch vụ Trực tuyến Cộng Đồng Việt. Trong phạm vi Điều Khoản và hoạt động tuyển dụng này, VietUnion là Nhà Tuyển Dụng thực hiện thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân của Ứng Viên.
  2. Ứng Viên: Là cá nhân có dữ liệu cá nhân được VietUnion xử lý trong quá trình ứng tuyển vào các vị trí làm việc, học việc, thực tập, kiến tập hoặc các chương trình khác tại VietUnion.
  3. Hoạt động tuyển dụng: Là quá trình do VietUnion trực tiếp thực hiện hoặc thông qua tổ chức, cá nhân hợp tác thực hiện nhằm tuyển chọn Ứng Viên và đáp ứng nhu cầu nhân sự của VietUnion.
  4. Dữ liệu cá nhân: Là dữ liệu số hoặc thông tin dưới dạng khác xác định hoặc giúp xác định Ứng Viên, bao gồm: dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm theo quy định của pháp luật.
  5. Hồ Sơ Ứng Tuyển: Là tập hợp thông tin, tài liệu, dữ liệu do Ứng Viên cung cấp hoặc phát sinh trong hoạt động tuyển dụng tại VietUnion (bao gồm nhưng không giới hạn sơ yếu lý lịch, CV (Curriculum Vitae), thư ứng tuyển, bằng cấp, chứng chỉ, kết quả đánh giá, kiểm tra và tài liệu liên quan khác).
  6. Xử lý dữ liệu cá nhân: Là hoạt động tác động đến dữ liệu cá nhân của Ứng Viên trong hoạt động tuyển dụng, bao gồm một hoặc nhiều hoạt động như sau: thu thập, phân tích, tổng hợp, mã hóa, giải mã, chỉnh sửa, xóa, hủy, khử nhận dạng, cung cấp, công khai, chuyển giao dữ liệu cá nhân và hoạt động khác tác động đến dữ liệu cá nhân.
  7. Các thuật ngữ chưa được định nghĩa trong Điều Khoản này được hiểu theo quy định của pháp luật hiện hành và/hoặc các quy định do VietUnion ban hành từng thời kỳ.

Điều 3. Vai trò xử lý dữ liệu cá nhân trong hoạt động tuyển dụng

  1. Ứng Viên là chủ thể dữ liệu đối với dữ liệu cá nhân của mình và được thực hiện các quyền theo quy định của pháp luật với Điều Khoản này.
  2. VietUnion là bên quyết định mục đích, phạm vi và phương tiện xử lý dữ liệu cá nhân của Ứng Viên. Tùy từng trường hợp cụ thể, VietUnion có thể là Bên Kiểm Soát Dữ Liệu Cá Nhân hoặc Bên Kiểm Soát Và Xử Lý Dữ Liệu Cá Nhân.
  3. VietUnion được quyền thuê, ủy quyền, hoặc thỏa thuận, ký kết hợp đồng với Bên Xử Lý Dữ Liệu để xử lý dữ liệu Ứng Viên nhằm phục vụ hoạt động tuyển dụng. Các chủ thể này có thể bao gồm nhưng không giới hạn: đơn vị cung cấp dịch vụ tuyển dụng, đơn vị cung cấp nền tảng, hệ thống tuyển dụng, đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu, đơn vị cung cấp công cụ đánh giá, kiểm tra năng lực hoặc các đơn vị hỗ trợ tuyển dụng khác.
  4. Mọi hoạt động tiếp nhận hoặc chia sẻ dữ liệu cá nhân cho Bên Thứ Ba đều thực hiện trên cơ sở hợp pháp, giới hạn trong phạm vi cần thiết và tuân thủ quy định pháp luật.

Điều 4. Nguyên tắc bảo vệ dữ liệu cá nhân

VietUnion cam kết bảo vệ dữ liệu cá nhân của Ứng Viên theo nguyên tắc sau:

  1. Tuân thủ quy định của pháp luật và Điều Khoản này.
  2. Chỉ thu thập, xử lý dữ liệu cá nhân cho các mục đích tuyển dụng hợp pháp, rõ ràng và trong phạm vi cần thiết theo thỏa thuận.
  3. Lưu trữ dữ liệu trong thời hạn phù hợp với mục đích xử lý hoặc theo quy định của pháp luật.
  4. Việc bảo vệ dữ liệu cá nhân được thực hiện trên cơ sở bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của Ứng Viên, đồng thời áp dụng các biện pháp quản lý, kỹ thuật và bảo mật phù hợp để bảo vệ dữ liệu cá nhân của Ứng Viên.

Chương II. THU THẬP VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN

Điều 5. Loại dữ liệu cá nhân được thu thập và xử lý

Tùy thuộc vào vị trí ứng tuyển, chương trình tham gia, giai đoạn tuyển dụng và mục đích xử lý dữ liệu, VietUnion có thể thu thập và xử lý một phần hoặc toàn bộ các loại dữ liệu cá nhân sau đây:

  1. Dữ liệu nhân thân và thông tin định danh Bao gồm các thông tin để xác định danh tính, liên hệ và thực hiện các thủ tục liên quan đến hoạt động tuyển dụng:
    1. Thông tin cá nhân và liên hệ: Họ và tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; quốc tịch; hình ảnh; số định danh cá nhân, số căn cước công dân, số hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác; số điện thoại; địa chỉ thư điện tử (email); địa chỉ liên hệ và các thông tin tương tự khác.
    2. Thông tin gia cảnh: Tình trạng hôn nhân; thông tin người liên hệ trong trường hợp khẩn cấp; thông tin người phụ thuộc và các thông tin liên quan khác.
    3. Thông tin phục vụ tiếp nhận và thiết lập quan hệ lao động: Mã số thuế; thông tin tài khoản ngân hàng; thông tin bảo hiểm xã hội và các thông tin khác theo yêu cầu của pháp luật hoặc quy định của VietUnion.
  2. Dữ liệu nghề nghiệp và tuyển dụng Bao gồm các thông tin phục vụ việc tiếp nhận hồ sơ, đánh giá năng lực, xác minh thông tin và tuyển chọn Ứng Viên:
    1. Thông tin hồ sơ và nguyện vọng: Vị trí hoặc chương trình tham gia ứng tuyển; nguồn ứng tuyển; thời điểm ứng tuyển; thời gian có thể tham gia hoặc nhận việc; mức lương hoặc mức hỗ trợ mong muốn; Hồ Sơ Ứng Tuyển và các thông tin khác do Ứng Viên cung cấp.
    2. Thông tin đánh giá và xác minh phỏng vấn: Thông tin tham chiếu; kết quả phỏng vấn; kết quả kiểm tra hoặc đánh giá năng lực; kết quả xác minh thông tin trong Hồ Sơ Ứng Tuyển và các thông tin khác phục vụ việc đánh giá mức độ phù hợp của Ứng Viên đối với vị trí ứng tuyển
    3. Thông tin khác: Dữ liệu phát sinh từ việc sử dụng hệ thống, nền tảng hoặc kênh tuyển dụng của VietUnion và các dữ liệu khác được tạo ra trong quá trình tương tác với VietUnion.
  3. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm Trong phạm vi cần thiết cho mục đích tuyển dụng và theo quy định của pháp luật, các loại dữ liệu quy định tại Điều này có thể bao gồm dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm được VietUnion thu thập và xử lý (nếu có) bao gồm nhưng không giới hạn:
    1. Thông tin về tình trạng sức khỏe, hồ sơ khám sức khỏe hoặc các thông tin sức khỏe khác theo yêu cầu của pháp luật hoặc yêu cầu hợp pháp của vị trí tuyển dụng.
    2. Dữ liệu sinh trắc học; dữ liệu ghi âm, ghi hình hoặc dữ liệu tương tự khác được thu thập trong quá trình tuyển dụng và phỏng vấn (nếu có).
    3. Thông tin lý lịch tư pháp hoặc các thông tin liên quan khác trong trường hợp pháp luật hoặc tính chất công việc yêu cầu.
    4. Các dữ liệu cá nhân nhạy cảm khác theo quy định của pháp luật hoặc phát sinh từ yêu cầu hợp pháp của vị trí tuyển dụng.

Điều 6. Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân

  1. VietUnion xử lý dữ liệu cá nhân (bao gồm dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm) của Ứng Viên nhằm phục vụ cho các mục đích sau đây:
    1. Tuyển dụng và đánh giá năng lực: Phục vụ quy trình xét tiếp nhận, xét duyệt hồ sơ, tổ chức phỏng vấn, đánh giá sự phù hợp và xác thực thông tin Ứng Viên cung cấp.
    2. Quản trị nguồn nhân sự và cơ hội nghề nghiệp: Thiết lập và quản lý kho kho dữ liệu Ứng Viên để đối chiếu, xem xét và liên hệ cho các cơ hội việc làm phù hợp trong tương lai (trong trường hợp được Ứng Viên đồng ý lưu trữ hồ sơ).
    3. Liên lạc và nâng cao trải nghiệm tuyển dụng: Duy trì kênh liên lạc để thông báo kết quả, cập nhật trạng thái hồ sơ; đồng thời tiếp nhận ý kiến đóng góp nhằm cải thiện quy trình và trải nghiệm tuyển dụng (nếu có).
    4. Tuân thủ pháp luật và quản trị rủi ro: Thực hiện các nghĩa vụ cung cấp thông tin, báo cáo theo yêu cầu của cơ quan nhà nước; chủ động rà soát, phát hiện, ngăn chặn, xử lý các hành vi gian lận, vi phạm quy định pháp luật hoặc quy định nội bộ có liên quan.
    5. Vận hành và an toàn hệ thống: Đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu và phòng ngừa truy cập trái phép theo chính sách bảo mật nội bộ.
  2. Mọi mục đích xử lý phát sinh nằm ngoài khoản 1 Điều này đều được VietUnion thông báo và thu thập sự đồng ý của Ứng Viên trước khi tiến hành, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Điều 7. Quy định về thông báo và thu thập sự đồng ý

  1. Tuỳ theo từng hoạt động tuyển dụng, VietUnion sẽ tiến hành thông báo cho Ứng Viên về việc xử lý dữ liệu cá nhân trước hoặc ngay tại thời điểm thu thập. Hình thức và kênh thông báo do VietUnion quyết định áp dụng linh hoạt trong từng thời kỳ, bảo đảm phù hợp với phương thức ứng tuyển và tuân thủ quy định của pháp luật.
  2. Sự đồng ý của Ứng Viên bảo đảm các nguyên tắc như sau:
    1. Sự đồng ý của Ứng Viên phải được thể hiện rõ ràng, tự nguyện và có thể kiểm chứng đối với các mục đích xử lý dữ liệu cá nhân được thông báo.
    2. Sự đồng ý có hiệu lực cho đến khi Ứng Viên thay đổi sự đồng ý hoặc theo quy định của pháp luật.
    3. Sự im lặng hoặc không phản hồi của Ứng Viên không được coi là Sự Đồng Ý.
  3. VietUnion có thể xử lý dữ liệu cá nhân mà không cần sự đồng ý của Ứng Viên trong các trường hợp pháp luật cho phép.

Chương III. BẢO VỆ DỮ LIỆU CÁ NHÂN

Điều 8. Quyền và nghĩa vụ của Ứng Viên

  1. Quyền của Ứng Viên:
    1. Được biết về hoạt động Xử Lý Dữ Liệu Cá Nhân.
    2. Đồng ý hoặc không đồng ý, yêu cầu rút lại sự đồng ý cho phép Xử Lý Dữ Liệu Cá Nhân.
    3. Xem, chỉnh sửa và yêu cầu chỉnh sửa Dữ Liệu Cá Nhân.
    4. Yêu cầu cung cấp, xóa, hạn chế Xử Lý Dữ Liệu Cá Nhân; gửi yêu cầu phản đối Xử Lý Dữ Liệu Cá Nhân.
    5. Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật.
    6. Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan đến xử lý dữ liệu cá nhân thực hiện các biện pháp, giải pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân đảm bảo phù hợp quy định của pháp luật trong từng thời kỳ.
    7. Quyền khác được nêu tại Điều Khoản này và quy định pháp luật trong từng thời kỳ.
  2. Nghĩa vụ của Ứng Viên:
    1. Tự bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình.
    2. Cung cấp đầy đủ, chính xác dữ liệu cá nhân của mình theo quy định của pháp luật, theo hợp đồng hoặc khi đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân của mình.
    3. Thông báo ngay tới VietUnion hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền nếu phát hiện hoặc nghi ngờ dữ liệu cá nhân của mình của bị lộ, có thể dẫn tới rủi ro xâm phạm đến quyền, lợi ích hợp pháp hoặc bất kỳ vi phạm nào về bảo vệ dữ liệu cá nhân theo Điều Khoản này mà Ứng Viên có thể nhận biết được.
    4. Chấp hành pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân và Điều Khoản, quy định liên quan của VietUnion.

Điều 9. Tiếp nhận và giải quyết yêu cầu của Ứng Viên

  1. VietUnion chỉ tiếp nhận và giải quyết yêu cầu của Ứng Viên khi có đủ thông tin, tài liệu cần thiết để xác minh danh tính và làm căn cứ xử lý yêu cầu. VietUnion có quyền yêu cầu Ứng Viên bổ sung, làm rõ thông tin trong quá trình giải quyết.
  2. Việc rút lại sự đồng ý, yêu cầu xóa dữ liệu hoặc thực hiện các quyền khác của chủ thể dữ liệu không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của hoạt động xử lý dữ liệu đã được thực hiện trước thời điểm VietUnion nhận được yêu cầu hợp lệ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Hệ quả của yêu cầu này có thể dẫn đến việc VietUnion không có đủ cơ sở để tiếp tục quy trình đánh giá, buộc phải chấm dứt hoạt động tuyển dụng hoặc hủy bỏ các cơ hội việc làm tương lai đối với Ứng Viên đó.
  3. Tùy từng trường hợp thực tế và căn cứ quy định pháp luật, VietUnion có quyền từ chối, hạn chế hoặc tạm hoãn thực hiện yêu cầu của Ứng Viên và sẽ thông báo lý do phù hợp.

Điều 10. Xóa, hủy dữ liệu cá nhân

  1. Việc xóa, hủy dữ liệu cá nhân của Ứng Viên được thực hiện trong các trường hợp sau:
    1. Theo yêu cầu của Ứng Viên.
    2. Đã hoàn thành được mục đích xử lý dữ liệu cá nhân.
    3. Hết thời hạn lưu trữ theo Điều Khoản này.
    4. Thực hiện theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
    5. Thực hiện theo thỏa thuận.
    6. Trường hợp khác theo quy định pháp luật.
  2. VietUnion đảm bảo thực hiện các biện pháp an toàn để thực hiện xóa, hủy dữ liệu cá nhân; ngăn chặn hoạt động xâm nhập và khôi phục trái phép dữ liệu cá nhân đã bị xóa, hủy.

Điều 11. Lưu trữ

  1. Trừ trường hợp pháp luật và/hoặc VietUnion với Ứng Viên có quy định khác, VietUnion thực hiện lưu trữ dữ liệu cá nhân Ứng Viên theo thời hạn như sau:
    1. Đối với Ứng Viên không trúng tuyển: VietUnion có thể lưu trữ hồ sơ để phục vụ trong Hoạt Động Tuyển Dụng trong tương lai theo thỏa thuận giữa VietUnion và Ứng Viên.
    2. Đối với Ứng Viên trúng tuyển: Dữ liệu cá nhân được chuyển sang hồ sơ nhân sự và tiếp tục được quản lý, lưu trữ theo theo quy định nội bộ áp dụng đối với người lao động của VietUnion.
    3. Các trường hợp khác: Thời hạn được lưu trữ theo quy định pháp luật.
  2. Dữ liệu cá nhân được áp dụng các biện pháp bảo vệ an toàn, bảo mật phù hợp. Khi hết thời hạn lưu trữ, dữ liệu sẽ được tiến hành xóa, hủy hoặc khử nhận dạng phù hợp theo quy định pháp luật.

Điều 12. Thông tin liên hệ

Ứng Viên có bất kỳ câu hỏi, yêu cầu hoặc khiếu nại nào liên quan đến Điều Khoản này và hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân có thể liên hệ với VietUnion thông qua các kênh sau:

  1. Địa chỉ: Tòa nhà Harbour View, Số 35, Đường Nguyễn Huệ, Phường Sài Gòn, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam.
  2. Điện thoại: (028) 3911 7147.
  3. Email: recruitment@vietunion.com.vn.